Caisse enregistreuse restaurant : quel modèle choisir ?

Caisse enregistreuse

Vous avez choisi d’ouvrir un restaurant ? Le choix d’une caisse enregistreuse restauration s’impose. Petit tour d’horizon sur les deux principaux modèles que sont la caisse enregistreuse tactile et la caisse enregistreuse sur tablette.

Caisse enregistreuse de restaurant : un rôle multiple et des obligations légales

Equipement professionnel indispensable composé d’un clavier, d’un tiroir-caisse et d’une imprimante, la caisse enregistreuse restauration sert à réaliser l’encaissement des clients mais intervient aussi dans le cadre de la comptabilité, de la gestion du restaurant et de la sécurisation de la trésorerie. Les deux types de caisses enregistreuses les plus utilisées par les professionnels de la restauration sont la caisse enregistreuse tactile et la caisse enregistreuse sur tablette qui fonctionnent l’une via un terminal internet, l’autre via une application adaptée. Les versions les plus récentes qui intègrent un logiciel de caisse en ont fait un véritable outil de gestion.

Ce que dit la Loi

En France, en plus de l’obligation d’éditer un ticket de caisse après chaque encaissement, une nouvelle règlementation est entrée en vigueur depuis 2016. Elle vise à lutter contre la fraude fiscale en imposant désormais aux restaurateurs (au même titre que les commerçants) d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé. Le montant annuel de la fraude à la TVA est en effet estimée à 14 milliards d’euros, une somme qui échappe à l’Etat…

Le logiciel de caisse dorénavant obligatoire, doit répondre « à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale “. Il a pour rôle d’empêcher la dissimulation de recettes et l’impression d’un ticket sans que soient conservées les transactions.

Les restaurateurs (à l’exception de ceux enregistrés sous le statut de la micro-entreprise ou ayant opté pour une exonération de TVA) sont donc tenus de s’équiper d’une caisse enregistreuse certifiée NF 525 et surtout d’un logiciel anti-fraude. Ce type de matériel garantit la conservation et la sécurisation de toutes les données relatives aux transactions effectuées. Le restaurateur peut aussi présenter une attestation de conformité provenant de l’éditeur du logiciel.

Les professionnels de la restauration qui possédaient déjà un logiciel ont été obligés depuis le 1er janvier 2018 de le mettre à jour au risque de se voir infliger une amende de 7500 €.

A noter : s’il s’agit d’un logiciel multifonction intégrant par exemple les fonctions de gestion, de reporting ou de comptabilité, la certification ne porte que sur la fonction caisse enregistreuse ou encaissement.

L’encaissement sur caisse enregistreuse tactile

Avec Internet, la caisse enregistreuse tactile a peu a peu remplacé la traditionnelle caisse analogique. Le système informatique placé à l’intérieur de l’écran tactile offre ainsi une facilité d’utilisation, un gain de place et de rapidité. Les touches sont paramétrées en fonction des menus, des plats à la carte, des boissons, des vins etc..

La caisse enregistreuse restauration est installée à poste fixe sur le comptoir du restaurant. Lorsque le client passe en caisse pour régler l’addition, le restaurateur doit seulement appuyer sur les touches correspondant aux diverses commandes de la table.

La caisse enregistreuse tactile calcule, imprime et déclenche l’ouverture et la fermeture du tiroir-caisse. Cet équipement va même au-delà de ces fonctions basiques car il intervient aussi dans la gestion partielle ou complète du restaurant en ce qui concerne :

  • La gestion des réservations.
  • La gestion des commandes.
  • L’état des stocks alimentaires en temps réel.
  • Les cartes de fidélité.
  • La réalisation de bilans quotidiens (nombre de couverts, plats les plus demandés etc..)

L’option d’encaissement sur tablette Ipad ou Android

Les restaurateurs sont de plus nombreux à opter pour l’encaissement sur tablettes Ipad ou Android, évolution directe de la caisse enregistreuse tactile. Il s’agit de simples tablettes mais équipées d’une application dédiée (et conforme à la législation) qui les transforment en un vrai système de paiement complet. Ces tablettes intègrent également d’autres fonctionnalités relatives aux prises de commandes, à la gestion des livraisons, aux rapports statistiques etc… Elles sont automatiquement et régulièrement mises à jour ce qui rend l’outil d’encaissement particulièrement évolutif.

Ces équipements de caisses sur tablette se démarquent ainsi de leurs homologues tactiles par leur portabilité, l’évolutivité de leurs systèmes d’exploitation et de leurs applications. Ils sont très rapides à mettre en place et automatiquement mis à jour ce qui rend l’outil d’encaissement particulièrement évolutif.

Les avantages et inconvénients de la caisse enregistreuse sur tablette

  • Ergonomique et rapide à prendre en main, elle se distingue par son utilisation facile et intuitive. Sa configuration simple permet aux serveurs d’être rapidement opérationnels.
  • Son format compact et léger assure un encombrement minimum et un gain de place maximum sur un comptoir.
  • Elle libère le restaurateur de la contrainte physique de rester à son comptoir de caisse.
  • Elle est économique par rapport à un système d’encaissement tactile classique.
  • L’encaissement est facilité car le logiciel peut à la fois prendre les commandes et établir l’addition.
  • Son côté mobile se prête parfaitement aux activités de restauration ambulante, aux déplacements des serveurs en salle et en terrasse. Les clients n’ont plus besoin de venir eux-mêmes au comptoir et d’attendre pour régler leur addition. L’encaissement sur tablette reste une solution performante pour accélérer le paiement sans temps d’attente.

Le seul inconvénient réside dans les risques de casse ou de vol de la tablette. Il convient de veiller à son entreposage et à respecter quelques précautions lors de la manipulation.

Les critères à retenir pour choisir une caisse enregistreuse pour restaurant

Le type de restauration

Les deux profils de restauration sont principalement le service à table et la vente directe.

Bien lister ses besoins

Tous les restaurants n’ont pas les mêmes besoins. En fonction de la superficie du restaurant, du volume de l’activité quotidienne (nombre de couverts par jour) et du nombre de personnes susceptibles d’utiliser la caisse, le choix du type de caisse diffère.

La flexibilité des moyens de paiement

La caisse enregistreuse doit aussi donner au gérant d’un établissement une certaine souplesse pour définir quelles options de paiement il accepte (chèques, espèces, carte de crédit, tickets restaurant, cartes cadeau …). Le matériel doit aussi pouvoir accepter plusieurs moyens de paiement pour régler une seule et même addition.

Le personnel habilité à encaisser

Lorsque plusieurs serveurs sont habilités à encaisser, le choix d’une caisse enregistreuse nomade est préférable. La tablette peut ainsi se déplacer de table en table.

Choisir un matériel évolutif

Comme dans tout équipement, le matériel doit être évolutif. Avec les tablettes évolutives et adaptables on peut rajouter autant de caisses mobiles que nécessaire.

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